Privacybeleid

Upvance Trainingen en Upvance Solutions

Laatst bijgewerkt: 22-11-2025

Upvance B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, op welke grondslag dit gebeurt, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten jij hebt op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze Privacy Policy geldt voor alle diensten van Upvance Trainingen en Upvance Solutions, waaronder trainingen, consultancy, AI implementaties, voice agents, digitale producten, abonnementen en alle bijbehorende websites en formulieren.

1. Wie zijn wij

Upvance B.V. Handelsnamen: Upvance Trainingen en Upvance Solutions E-mail: info@upvance.nl KvK nummer: 90463854 Website: upvance.nl

Upvance B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten.

Gegevens die jij actief aan ons verstrekt

  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Functie en bedrijfsnaam
  • Adresgegevens (indien relevant voor facturatie)
  • Inhoud van formulieren, intakevragen of trainingsdata die jij vrijwillig verstrekt
  • Betaal- en factuurgegevens
  • Toestemming voor nieuwsbrieven, indien gegeven

Gegevens die automatisch worden verzameld

  • IP-adres
  • Browser, apparaat en systeemgegevens
  • Websitegebruik en klikgedrag

Gegevens binnen zakelijke trajecten

  • Documenten, data of casuïstiek die jij vrijwillig deelt voor training of consultancy
  • Feedback, evaluaties en resultaten van trainingen
  • Invoer die jij doet in AI tools die wij faciliteren, indien van toepassing

Wij verwerken nooit meer data dan nodig is.

3. Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het uitvoeren van trainingen
  • Het plannen van demo's en intakegesprekken
  • Het leveren van consultancy en AI implementaties
  • Het beheren van klantaccounts en projecten
  • Administratie, facturatie en betalingsverwerking
  • Communicatie via e-mail en formulieren
  • Verbeteren van onze website en diensten
  • Versturen van nieuwsbrieven, na toestemming

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

4. Grondslagen voor verwerking (AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

  • Toestemming, bijvoorbeeld bij nieuwsbrief inschrijving
  • Uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld bij het volgen van een training
  • Wettelijke verplichting, bijvoorbeeld administratieve bewaarplichten
  • Gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van onze dienstverlening of klantcommunicatie

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens nooit langer dan noodzakelijk. De bewaartermijnen zijn afgestemd op de AVG en op de Nederlandse wettelijke bewaarplichten.

5.1 Administratie en factuurgegevens

Bewaartermijn: 7 jaar Wettelijke basis: Nederlandse fiscale bewaarplicht voor administratie en facturen.

5.2 Overeenkomsten en zakelijke correspondentie

Bewaartermijn: 7 jaar Onderdelen van overeenkomsten vallen onder dezelfde fiscale bewaarplicht.

5.3 Klantgegevens voor trainingen en consultancy

Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment, tenzij de zakelijke relatie actief doorloopt. Reden: na 2 jaar zijn trainingsresultaten, intake informatie en inhoudelijke klantcommunicatie niet langer noodzakelijk voor het doel waarvoor deze verzameld zijn. Daarna worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

5.4 Nieuwsbriefgegevens

Bewaartermijn: totdat je je uitschrijft Na uitschrijving bewaren wij jouw e-mailadres nog maximaal 3 maanden als bewijs van toestemming, uitsluitend voor juridische onderbouwing.

5.5 AI tools en promptgegevens

  • Invoer die jij doet voor trainingsdoeleinden wordt niet langer dan 2 jaar bewaard
  • Invoer in commerciële AI toepassingen wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de dienst

5.6 Website en analytische data

Bewaartermijn: tot maximaal 26 maanden Bijvoorbeeld voor statistieken, websiteverbetering en beveiliging.

5.7 Logbestanden en beveiligingsdata

Bewaartermijn: 90 dagen, tenzij noodzakelijk voor onderzoek naar incidenten.

6. Verstrekking aan derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden indien dat nodig is voor onze dienstverlening. Denk aan:

  • Hostingproviders
  • Betaalproviders
  • Boekhoudsoftware
  • E-mail en CRM systemen
  • Platforms die wij gebruiken voor trainingen of AI toepassingen

Met alle verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst zodat gegevens veilig worden verwerkt. Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden.

7. Cookies en analyse

Upvance.nl gebruikt strikt noodzakelijke cookies en, uitsluitend na jouw toestemming, Vercel Analytics. We gebruiken momenteel geen marketingcookies. Je kunt jouw keuze altijd aanpassen via Cookieinstellingen in de footer. Meer informatie staat in ons Cookiebeleid.

8. Jouw rechten volgens de AVG

Je hebt de volgende rechten:

Recht op inzage

Je mag opvragen welke gegevens wij van jou hebben.

Recht op correctie

Je mag gegevens laten aanpassen als deze onjuist zijn.

Recht op verwijdering

Je mag verzoeken om jouw gegevens te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

Recht op beperking van verwerking

Je kunt vragen om bepaalde gegevens tijdelijk niet te verwerken.

Recht op overdraagbaarheid

Je kunt jouw gegevens ontvangen in een digitaal formaat.

Recht van bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of tegen marketingcommunicatie.

9. Hoe je deze rechten kunt uitoefenen

Stuur je verzoek naar: E-mail: info@upvance.nl

Vermeld:

  • Je naam
  • Het e-mailadres waarmee je bekend bent bij ons
  • Het specifieke recht dat je wilt uitoefenen

Wij reageren binnen 30 dagen, zoals wettelijk bepaald.

10. Beveiliging

Wij beveiligen persoonsgegevens met passende maatregelen, zoals:

  • Versleutelde opslag
  • Beveiligde verbindingen
  • Toegangscontrole
  • Regelmatige updates en beveiligingscontroles

11. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.

12. Wijzigingen in deze verklaring

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer dat noodzakelijk is. De nieuwste versie staat altijd op onze website.

13. Contact

Upvance B.V. E-mail: info@upvance.nl Website: upvance.nl Bij klachten kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.